仕事中、電話だけで1時間が終わりました。
1時間も話したのだから、何かが決まったと思うかもしれません。しかし、電話を切った後に振り返ってみると、何も決まっていませんでした。次に何をするのかさえ決まっていません。
増えたのは、本題と直接関係のない雑談ばかりでした。
正直に言えば、途中で「もう切りたい」と思っていました。それでも、自分から電話を切るのは失礼な気がして、終わらせられませんでした。
私は電話そのものを全否定したいわけではありません。今すぐ対応しなければならない案件なら、電話を使うべきだと思います。
ただ、急ぎではなく、チャットで確認できる内容まで電話にする必要はない。それが、1時間使って何の成果も得られなかった今の本音です。
仕事の電話で1時間を使ったのに何も決まらなかった
今回の電話は、最初からチャットでも済ませられる内容だったと思います。
ところが電話になると、本題から少しずつ話が外れていきました。会話なので、相手が話せば反応します。そこから別の話題が生まれ、さらに雑談が続きます。
チャットなら、おそらくそんな話は書きません。
確認したい内容を書き、相手が必要な部分に返信すれば終わります。すぐに返信できなければ、相手も「忙しいのかな」と思うだけでしょう。
電話では、相手が話している間に無視できません。別の仕事を進めることもできず、その場に拘束されます。
問題は1時間かかったことだけではありません。1時間使っても結論が出ず、次の行動も決まらなかったことです。
電話が長引いても切るのは失礼だと思ってしまう
長電話が嫌なら、自分から切ればよいと思う人もいるでしょう。
私も理屈ではそう思います。しかし、実際に相手が話している途中で「もう切ります」と言うのは、失礼な気がしてしまいます。
そのため、本題から外れていると感じても付き合ってしまいます。
電話をかけた側には悪気がないのかもしれません。会話を続けることが相手との関係づくりになる場合もあるでしょう。
一方で私は、仕事の連絡では、話した時間よりも何が決まったかを重視したいです。
電話を切れない自分にも問題はあります。それでも、切りづらい仕組みになっているからこそ、最初からチャットで済ませられる内容はチャットにしてほしいと思います。
電話で失うのは通話時間だけではない
取り組んでいた仕事が止まる
電話が鳴れば、それまで取り組んでいた仕事を中断します。
単純作業なら再開しやすいかもしれません。しかし、文章や資料を考えている途中では、電話を切った後に「どこまで考えていたのか」を思い出さなければなりません。
通話が10分だから、失う時間も10分とは限りません。
電話の内容が頭に残る
電話が終了しても、すぐに元の作業へ戻れるとは限りません。
新しい依頼を受ければ、そちらを先にしなければならない気がします。緊急ではなくても、電話で直接言われたことで急ぎのように感じてしまいます。
チャットなら、自分の仕事が一区切りついたときに確認できます。内容が残っているので、聞き漏らさないように神経を使い続ける必要もありません。
自分の時間を自分で選べなくなる
私は、自分のペースで物事を進められる時間を大切にしています。
電話が苦手なのは、会話が嫌いだからだけではありません。相手のタイミングに合わせて、今していることを止めなければならないからです。
働く時間と自分の時間のバランスについては、「奨学金返済のために馬車馬のように働いた私が、お金より自由時間を選びたい理由」でも本音を整理しています。
チャットなら忙しいときに後回しにできる
チャットにも欠点はあります。文章だけでは気持ちが伝わりにくく、何度も往復すると電話より時間がかかることもあります。
それでも、急ぎではない連絡なら、私はチャットの方が楽です。
- 要件を文章で確認できる
- 自分の作業が一区切りしてから返信できる
- 話が本題から外れにくい
- 後から内容を読み返せる
- 返信が遅くても、忙しいのだと受け取ってもらいやすい
特に大きいのは、すぐに反応しなくてもよいことです。
電話では沈黙や無視が失礼になりますが、チャットなら返信する時間を選べます。
相手だけでなく、自分も要件を整理してから伝えられます。結果として、無駄な雑談や認識違いも減らしやすいと思います。
電話を使うべきなのは今すぐ対応が必要な案件
私は、どんな連絡でも電話を使うなと言いたいわけではありません。
今すぐ対応しなければならない案件では、電話を使うべきです。
チャットを送っても、相手がすぐに見るとは限りません。対応が遅れることで問題が広がるなら、その場で相手を呼び出せる電話には意味があります。
| 状況 | 向いている連絡手段 |
|---|---|
| 今すぐ対応が必要 | 電話 |
| 簡単な確認 | チャット |
| 記録を残したい | チャット・メール |
| 複雑で文章だけでは整理しにくい | 事前に要点を送り、必要なら電話 |
| 急ぎではない相談 | チャット |
私の判断基準は、今この瞬間に相手の作業を止める必要があるかです。
そこまで急がないなら、まずチャットでよいと思います。
今なら電話の前に目的と終了条件を確認したい
今回の私は、1時間の電話に付き合いながら、途中で終わらせることができませんでした。
今振り返ると、電話を始める前に確認すべきことがありました。
- 本当に電話でなければならないのか
- 何を確認する電話なのか
- 何が決まれば終了なのか
- 今すぐ対応する必要があるのか
最初にこの4点が分かっていれば、チャットで済ませる判断もできたはずです。
電話をする場合も、「確認したいことは2点です」「10分ほどお願いします」と先に伝えれば、話が広がりにくくなります。
今回の1時間は戻ってきません。しかし、無駄だったと怒るだけで終わらせず、次の判断基準にはできます。
失敗しても、その経験から次のやり方を変えることはできます。
電話をなくしたいのではなく、成果のない時間を減らしたい
以前の私は、不必要な電話をすること自体が最低だと思っていました。
今も、相手の都合を考えずにかける電話が好きではないことは変わりません。ただ、電話が必要な場面まで否定するつもりはありません。
今すぐ対応する必要があるなら電話を使う。急ぎではなく記録を残したいならチャットを使う。
私が減らしたいのは電話そのものではなく、1時間話しても何も決まらず、次の行動も残らない時間です。
仕事では「長く話したこと」より、「何が決まり、次に誰が動くのか」を大切にしたいです。
次に電話をかける前に、チャットだけで済まないかを一度考える。それだけでも、相手と自分の時間を少し守れるのではないでしょうか。
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